Помощник директора

Погрузитесь в динамичную и ответственную роль помощника директора, где ваша организованность и внимание к деталям станут ключом к успеху!

1. Организация рабочего процесса директора:

Планирование и координация рабочего графика (на день, неделю, месяц);

Приоритизация задач и встреч с учётом стратегических целей компании; Оперативное внесение изменений в расписание при возникновении срочных задач или форс‑мажоров; Напоминание директору о предстоящих встречах, совещаниях и важных дедлайнах; Синхронизация календаря директора с корпоративными системами планирования. 2. Работа с документацией: Подготовка, оформление и систематизация служебных документов (отчёты, письма и т.п.); Проверка корректности деловой переписки и официальных писем; Регистрация, учёт и архивирование входящей и исходящей корреспонденции; Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение правил работы с секретными документами; Работа в системе электронного документооборота (Сэд), в т. ч. в режиме замещения директора (визирование документов, внесение резолюций, отслеживание статусов). 3. Подготовка и сопровождение мероприятий: Организация совещаний, заседаний, переговоров и корпоративных мероприятий; Составление повестки дня, формирование списка участников, рассылка приглашений; Подготовка материалов, презентаций и раздаточных документов для мероприятий; Бронирование переговорных комнат, обеспечение необходимым оборудованием (проектор, видеосвязь и т. п.); Координация с подрядчиками (кейтеринг, техника, охрана и др.); Ведение протоколов совещаний (фиксация решений, поручений, сроков и ответственных); Контроль исполнения принятых решений. 4. Административная поддержка: Обеспечение рабочего места директора оргтехникой, канцтоварами и прочими необходимыми ресурсами; Контроль исправности офисной техники, организация её обслуживания и ремонта; Поддержание порядка и эргономики на рабочем месте; Заказ и закупка расходных материалов в соответствии с потребностями и бюджетом; Внедрение и поддержка систем хранения документов (бумажных и электронных). 5. Коммуникация и взаимодействие: Приём и маршрутизация телефонных звонков; Организация приёма посетителей (предварительная запись, встреча гостей, ведение журнала посещений); Координация взаимодействия директора с подразделениями компании; Взаимодействие с внешними организациями и партнёрами (согласование встреч, ведение деловой переписки); Передача поручений директора сотрудникам и контроль их выполнения. 6. Организация командировок: Контроль бронирования билетов и гостиниц; Оформление необходимых документов и виз (при международных поездках); Составление программы пребывания; Решение оперативных вопросов во время командировки. 7. Аналитическая и отчётная работа: Сбор и систематизация данных для принятия управленческих решений; Подготовка кратких сводных материалов и аналитических сводок; Формирование отчётности по исполнению поручений за отчётные периоды; Мониторинг сроков выполнения задач и информирование директора о статусе исполнения. 8. Решение оперативных задач: Выполнение разовых поручений директора; Быстрое реагирование на экстренные ситуации и нестандартные запросы; Поиск информации и ресурсов для решения текущих вопросов; Координация срочных процессов между подразделениями компании.